Koła naukowe na polskich uczelniach wydają własne publikacje naukowe. Nasze koło chce wydać zbiór artykułów pod redakcją jednego z naszych członków. Rozumiem, że umowa licencyjna z autorem nie jest konieczna (chodzi o działalność niekomercyjną, licencję niewyłączną), ale trzeba udokumentować, że autor zgadza się na określone warunki? Czy gdybyśmy chcieli opublikować potem całość publikacji w Internecie np. na licencji Creative Commons, to potrzebujemy już pisemnej umowy? Co należałoby zrobić w sytuacji, gdy koło nie ma osobowości prawnej, czy wtedy można zawrzeć umowę między redaktorem (osobą fizyczną) a autorem?

Publikacja pracy naukowej co do zasady wymaga zgody twórcy – niezależnie od tego, czy jest to publikacja komercyjna i czy licencja jest niewyłączna. Umowa licencji niewyłącznej nie wymaga formy pisemnej, jednak dla celów dowodowych należałoby zawrzeć umowę na piśmie.

Stroną umowy powinni być autor tekstu oraz wydawca. Domniemywa się, że wydawcą jest osoba, której nazwisko lub nazwę uwidoczniono w tym charakterze na egzemplarzach publikacji. Wydawcami publikacji kół naukowych są najczęściej zewnętrzne wydawnictwa (np. wydawnictwa uniwersyteckie). W takiej sytuacji umowy licencji powinny być zawarte pomiędzy twórcami a wydawnictwem i powinny wskazywać dopuszczalne sposoby rozpowszechniania (np. w Internecie na licencji Creative Commons).

Nie można oczywiście wykluczyć konstrukcji, w której redaktor publikacji albo wszyscy członkowie koła naukowego samodzielnie zlecą druk i będą jednocześnie wydawcami. Jeśli wydawcą publikacji miałby być jej redaktor, powinien on zawrzeć umowy licencyjne z autorami tekstów. Jeśli wydawcami byliby wszyscy członkowie koła naukowego, każdy z nich byłby współuprawniony do decydowania o sposobie rozpowszechniania tak powstałej publikacji zbiorowej. W tym ostatnim wariancie wskazane byłoby zawarcie umowy pomiędzy wszystkimi autorami, w której wskazane zostaną dopuszczalne sposoby rozpowszechniania publikacji oraz osoba upoważniona do jej rozpowszechniania.

Maciej Marek
Prawnik
Traple Konarski Podrecki i Wspólnicy sp.j.